公開前に使える文章チェックリスト

主張を早い段階で示します。細部を読む前に、文章の目的が伝わる状態にします。たとえば背景の前に予算承認のような必要な決定から始める進捗報告を開きます。最初の二文だけ流し読む忙しい読者が要点をつかめば良い兆候です。残りを磨く前に実際の読者一人に書き出しを試します。戸惑う最初の反応は読み手を予告します。二文で決定を名指せなければ書き出しを書き直します。よくある誤りは誰も求めない長い前置きの後に要点を第三段落に埋めることです。

日付、名前、数値、重要な主張をもう一度確認します。一つのデータの誤りが文章全体の信頼を損なうことがあります。たとえば発売日、引用価格、各名前の綴りを記憶ではなく原資料と照らします。下書きのすべての数値にメモやファイルの裏付けがあれば良い兆候です。確認中は隣のタブに資料を開き、各数値を証拠から一瞥の距離に保ちます。1分で追えないものは二度目の確認に印を付けます。よくある誤りは半分覚えた数値を信じることです。一つの誤数字が残り全部への信頼を壊します。

曖昧な表現を短くし、知らない用語を説明し、重なった考えを順序立てます。たとえば相乗効果の活用のような文言を、来週チームが具体的に行うことに置き換えます。初めての読者が辞書なしに各段落を追えれば良い兆候です。名詞化を動詞に変えます。計画の実行を月曜チームの行動に変えるようにです。段落ごとに動詞を数えます。動詞が多いほど引っかかりは少なくなります。よくある誤りは三つの考えを一つの長い文に積み、読者に自分の思考をほぐさせることです。

文章を声に出して読むか、テキスト読み上げツールを使います。口に出して違和感のある文は、ほぼ常に短くするか組み立て直す必要があります。たとえば息切れする文に注意します。紙面上ではほぼ常に分けるべきです。自然に話して二度続けてつまずく文がなければ良い兆候です。音読を電話に録音し、文章を追いながら聴くと、目の見落とすつまずきを捉えます。読みながら修正を即興する箇所すべてに印を付けます。よくある誤りは短い文章でこの手順を飛ばすことです。50語の告知も長い報告と同じだけ得をします。

表現をスタイルガイドと承認済み用語リストと照らし合わせます。すべてのドキュメントで一貫した言葉遣いが、ブランドの印象を強めます。たとえば手引きがログインかサインインかを確かめ、下書き全体でその形だけ使います。文書中でチームが最もばらばらに書く二三の用語を探せれば良い兆候です。文体決定を下書き脇の一頁メモに残し、次の文書が一貫して始まるようにします。そのメモを四半期ごとに見直し、誰も守らない規則を消します。よくある誤りは節ごとに製品名と大文字を混ぜ、誰も声を守らない静かな合図を送ることです。

残ったプレースホルダー、壊れたリンク、書式の不一致を最後にスキャンします。ざっと読むだけで、それまで見逃していた小さな問題が見つかります。たとえば各リンクを押し、各画像の代替文を確認し、ここに図を入れるのような自分用メモを消します。聴衆が見る通りに、できれば同じ機種でプレビューできれば良い兆候です。上から下へ直さず最終走査し、先に欠陥を集めてから直します。全周で変える価値が見つからなければ公開します。よくある誤りは編集画面だけで校正し、置き場文字と欠陥を見落とすことです。