Lista kontrolna tekstu gotowego do publikacji

Pokaż główną myśl na początku. Czytelnik powinien znać cel przed szczegółami. Otwórz na przykład aktualizację projektu decyzją, której potrzebujesz, jak zatwierdzenie budżetu, zanim podasz kontekst. Dobrym znakiem jest to, że zabiegany czytelnik po dwóch zdaniach i tak łapie najważniejsze. Przetestuj otwarcie na jednym prawdziwym czytelniku, zanim wypolerujesz resztę, bo zmieszana pierwsza reakcja zapowiada publiczność. Jeśli nie potrafisz nazwać decyzji w dwóch zdaniach, przepisz otwarcie. Częstym błędem jest zakopywanie sedna w trzecim akapicie po długim wstępie, o który nikt nie prosił. Nie potrafisz wpisać decyzji w dwa pierwsze zdania, skasuj otwarcie i zacznij od nowa. Puste otwarcie zabija pełny tekst.

Sprawdź ponownie daty, nazwiska, liczby i każda kluczową tezę. Jeden błędny fakt może zburzyć zaufanie do całego tekstu. Zweryfikuj na przykład datę premiery, podawaną cenę i pisownię każdego nazwiska z dokumentem źródłowym, nie z pamięci. Dobrym znakiem jest to, że każda liczba w szkicu ma swoje pokrycie w twoich notatkach albo plikach. Trzymaj źródła otwarte w kartach obok podczas sprawdzania, żeby każda liczba była o jedno spojrzenie od dowodu. Oznacz do drugiego spojrzenia to, czego nie wyśledzisz w minutę. Częstym błędem jest ufanie liczbie w połowie zapamiętanej; jedna zła cyfra łamie zaufanie do całej reszty. Przy każdej liczbie dopisz jednym słowem źródło. Liczba z notką to liczba gotowa do kontroli; liczba bez notki to dług.

Skróć ogólne sformułowania, wyjaśnij nieznane terminy i uporządkuj nagromadzone myśli. Przełóż na przykład pusty zwrot w rodzaju budowanie synergii na to, co zespół konkretnie zrobi w przyszłym tygodniu. Dobrym znakiem jest to, że nowa osoba w temacie śledzi każdy akapit bez słownika. Zamieniaj rzeczowniki na czasowniki: z realizacji planu na to, co zespół zrobi w poniedziałek. Policz czasowniki w akapicie: więcej czasowników to zwykle mniej tarcia. Częstym błędem jest upychanie trzech myśli w jedno długie zdanie; to zmusza czytelnika do rozplątywania twojego myślenia. W każdym akapicie policz czasowniki. Akapit bez czasowników to obwieszczenie; z czasownikami to robota.

Przeczytaj tekst na głos lub użyj narzędzia do czytania. Zdania brzmiące dziwnie przy mówieniu prawie zawsze wymagają skrócenia lub przebudowy. Zwróć na przykład uwagę na zdania, przy których brakuje ci tchu; na stronie prawie zawsze proszą się o cięcie. Dobrym znakiem jest to, że żadne zdanie nie potyka cię dwa razy pod rząd przy naturalnej mowie. Nagraj głośne czytanie telefonem i słuchaj, śledząc tekst; to łapie potknięcie, które oczy przeskakują. Oznacz każde miejsce, w którym podczas czytania poprawiasz z marszu. Częstym błędem jest pomijanie tego kroku przy krótkich tekstach, a ogłoszenie z pięćdziesięciu słów zyskuje na nim tyle samo co długi raport. Nagraj czytanie na telefon i słuchaj, śledząc tekst. Ucho łapie to, co oko przeskakuje; każde miejsce znalezione uchem oznacz.

Porównaj sformułowania z przewodnikiem po stylu i listą zatwierdzonych terminów. Spójny język we wszystkich dokumentach wzmacnia postrzeganie marki. Sprawdź na przykład, czy twój przewodnik każe pisać zaloguj się czy wejdź, i używaj w całym szkicu tylko tej formy. Dobrym znakiem jest przeszukanie dokumentu pod kątem dwóch-trzech terminów, które twój zespół pisze najbardziej niespójnie. Trzymaj decyzje stylistyczne na jednej kartce obok szkicu, żeby kolejny dokument startował spójnie. Przeglądaj tę kartkę co kwartał i wykreślaj zasady, których nikt nie przestrzega. Częstym błędem są mieszane nazwy produktów i wielkie litery między sekcjami; cichy sygnał, że nikt nie patrzy na głos. Decyzje stylistyczne trzymaj na jednej kartce. Kartka startuje kolejny szkic spójnie; spójność bez kartki zdana jest na los.

Zrób ostatni przegląd pod kątem placeholderów, uszkodzonych linków lub niespójności formatowania. Szybkie przeczytanie wyłapuje drobne błędy, które wcześniej umknęły. Kliknij na przykład każdy link, obejrzyj tekst alternatywny każdego obrazu i usuń notatki w rodzaju wstaw tu wykres, które były dla ciebie, nie dla czytelnika. Dobrym znakiem jest obejrzenie materiału tak, jak zobaczy go publiczność, w miarę możności na tym samym typie urządzenia. Przejdź ostatni przegląd z góry na dół bez redagowania: najpierw zbierz wszystkie usterki, potem napraw. Publikuj dopiero, gdy pełne przejście nie znajduje nic wartego zmiany. Częstym błędem jest sprawdzanie tylko w edytorze; tam placeholdery i usterki najłatwiej umykają. Ostatni przegląd przejdź z góry na dół bez redagowania. Najpierw zbierz usterki, potem napraw; naprawa bez zbierania zostawia ślady.