Yayıma hazır metin için kontrol listesi

Ana fikri erken gösterin. Okur ayrıntılara gelmeden amacı anlamalıdır. Örneğin proje güncellemesini bağlamdan önce bütçe onayı gibi gereken kararla açın. Acele okur ilk iki cümleyi tarayıp yine de önemliyi kapıyorsa bu iyi işarettir. Geri kalanı parlatmadan önce açılışı gerçek bir okurda deneyin; çünkü şaşkın ilk tepki kitleyi önceden haber verir. İki cümlede kararı adlandıramıyorsa açılışı yeniden yazın. Yaygın hata, kimse istemeden uzun bir geçmişten sonra noktayı üçüncü paragrafa gömmektir. Kararı ilk iki cümleye yazamıyorsanız açılışı silip yeniden başlayın. Boş açılış, dolu metni öldürür. Açılışı gerçek bir okurda deneyin. Denenmiş açılış, şaşırtmaz. Açılışı gerçek bir okurda deneyin; denenmiş açılış şaşırtmaz, denenmemiş açılış kumardır.

Tarihleri, isimleri, sayıları ve her önemli iddiayı tekrar kontrol edin. Tek bir veri hatası tüm metne olan güveni zedeleyebilir. Örneğin lansman tarihini, anılan fiyatı ve her ismin yazımını bellekten değil kaynak belgeyle doğrulayın. Taslaktaki her sayının notlarınızda, dosyalarınızda dayanağı varsa bu iyi işarettir. Doğrularken kaynakları yandaki sekmelerde açık tutun ki her sayı kanıtına bir bakış uzakta kalsın. Bir dakikada izini süremediğinizi ikinci bakışa işaretleyin. Yaygın hata, yarı hatırlanan sayıya güvenmektir; çünkü tek yanlış rakam geri kalan her şeye güveni kırar. Her sayının yanına kaynağını tek sözcükle not edin. Notlu sayı denetime hazır sayıdır; notsuz sayı borç demektir. Kaynakları yandaki sekmelerde açık tutun. Açık kaynak, hızlı denetim demektir. Kaynakları yandaki sekmelerde açık tutun; açık kaynak hızlı denetim, kapalı kaynak yavaş şüphe demektir.

Belirsiz ifadeleri kısaltın, bilinmeyen terimleri açıklayın ve düşünceleri sıraya koyun. Örneğin sinerji yaratmak gibi bir lafı ekibin gelecek hafta somut yapacağına çevirin. Konuya yeni biri sözlüksüz her paragrafı izleyebiliyorsa bu iyi işarettir. Adlaştırmaları eyleme çevirin; planın uygulanmasından ekibin pazartesi yapacağına gibi. Paragraf başına eylemleri sayın: çok eylem çoğun az sürtünme demektir. Yaygın hata, üç düşünceyi tek uzun cümleye yığmaktır; bu okuru düşüncenizi çözmeye zorlar. Her paragrafta eylemleri sayın. Eylemsiz paragraf bildiridir; eylemli paragraf iştir. Bildiri değil iş yazın. Paragraf başına eylemleri sayın. Sayılan eylem, ölçülen iştir. Paragraf başına eylemleri sayın; sayılan eylem ölçülen iştir, ölçülen iş biten iştir.

Metni sesli okuyun veya bir metinden ses aracını kullanın. Konuşurken garip duyulan cümleler neredeyse her zaman kısaltılmalı veya yeniden düzenlenmelidir. Örneğin soluğunuzun bittiği cümlelere dikkat edin; çünkü sayfada neredeyse her zaman bölünmek isterler. Doğal konuşmada hiçbir cümle sizi art arda iki kez tökezletmiyorsa bu iyi işarettir. Sesli okumayı telefonunuza kaydedip metni izleyerek dinleyin; bu gözlerinizin atladığı tökezlemeyi yakalar. Okurken doğaçlama düzelttiğiniz her yeri işaretleyin. Yaygın hata, kısa metinlerde bu adımı atlamaktır; oysa elli kelimelik duyuru uzun rapor kadar kazanır. Okumayı telefonunuza kaydedip metni izleyerek dinleyin. Gözün atladığını kulak yakalar; kulakla bulunan her yeri işaretleyin. Okurken doğaçlama düzelttiğiniz her yeri işaretleyin. İşaret, son turun haritasıdır. Okurken doğaçlama düzelttiğiniz her yeri işaretleyin; işaret son turun haritasıdır, haritasız tur kaybolur.

İfadeyi stil rehberinizle ve onaylı terimler listesiyle karşılaştırın. Tüm belgelerde tutarlı dil kullanımı marka algısını güçlendirir. Örneğin rehberiniz oturum aç mı giriş yap mı diyor bakın ve taslağın tümünde yalnız o biçimi kullanın. Belgede ekibinizin en tutarsız yazdığı iki-üç terimi aramanız iyi işarettir. Tutarlılıkla başlasın diye stil kararlarını taslağın yanında tek sayfalık notta tutun. O notu üç ayda bir gözden geçirip kimsenin uymadığı kuralları silin. Yaygın hata, bölümler arası karışık ürün adları ve büyük harflerdir; kimsenin sese bakmadığının sessiz işaretidir. Stil kararlarını tek sayfalık notta tutun. Not, sonraki taslağı tutarlı başlatır; notsuz tutarlılık şansa kalır. Stil notunu üç ayda bir gözden geçirin. Güncel not, yaşayan kural demektir. Stil notunu üç ayda bir gözden geçirin; güncel not yaşayan kural, eski not ölü kâğıt demektir.

Kalan yer tutucuları, bozuk bağlantıları veya format tutarsızlıklarını son kez tarayın. Hızlı bir okuma, önceki turlarda kaçan küçük hataları yakalar. Örneğin her bağlantıya tıklayın, her görselin alt metnine bakın ve buraya grafik ekle gibi size ait, okura değil notları silin. Parçayı kitle görecek aynıyla, elverirse aynı aygıt türünde önizlemek iyi işarettir. Son taramayı yukarıdan aşağı düzenlemeden yapın, önce her kusuru toplayıp sonra düzeltin. Tam tur değişmeye değer bir şey bulmayınca yayımlayın. Yaygın hata, yalnız düzenleyicide son okuma yapmaktır; yer tutucularla kusurlar kolay gözden kaçar. Son taramayı yukarıdan aşağı düzenlemeden yapın. Önce kusurları toplayın, sonra düzeltin; toplamadan düzeltmek iz bırakır. Tam tur değişmeye değer bir şey bulmayınca yayımlayın. Bulunmayan kusur, kalmayan kusurdur. Tam tur değişmeye değer bir şey bulmayınca yayımlayın; bulunmayan kusur kalmayan kusurdur, kalmayan kusur temiz yayındır.