게시 전 문서를 위한 체크리스트

주요 내용을 초반에 보여 주세요. 세부 내용을 보기 전에 글의 목적이 보여야 합니다. 예를 들어 사업 현황 보고는 배경보다 예산 승인 같은 필요한 결정부터 여세요. 바쁜 독자가 두 문장만 훑고도 요점을 잡으면 좋은 신호입니다. 나머지를 다듬기 전에 도입부를 실제 독자 한 사람에게 시험해 보세요. 당황한 첫 반응이 독자를 미리 알려줍니다. 두 문장으로 결정을 이름 짓지 못하면 도입부를 다시 쓰세요. 흔한 실수는 아무도 청하지 않은 긴 사연 뒤에 요점을 셋째 단락에 묻는 것입니다. 나머지를 다듬기 전에 도입부를 실제 독자 한 사람에게 시험해 보세요. 당황한 첫 반응이 독자를 미리 알려줍니다. 반응이 좋으면 그대로 가세요. 반응이 좋으면 밀고 가세요. 밀고 가면 끝이 보입니다.

날짜, 이름, 숫자 및 핵심 주장을 다시 확인하세요. 데이터 오류 하나면 전체 문서에 대한 신뢰가 무너질 수 있습니다. 예를 들어 출시일, 인용한 가격, 모든 이름의 철자를 기억이 아니라 원천 문서와 대조하세요. 초안의 모든 숫자가 메모나 파일에 근거를 두면 좋은 신호입니다. 확인할 때는 원천을 옆 탭에 열어 두어 모든 숫자가 증거에서 한눈 거리에 있게 하세요. 1분 안에 출처를 찾지 못하는 것은 두 번째 살펴보기로 표시하세요. 흔한 실수는 반쯤 기억하는 숫자를 믿는 것입니다. 틀린 숫자 하나가 나머지 전부에 대한 믿음을 깹니다. 확인할 때는 원천을 옆 탭에 열어 두어 모든 숫자가 증거에서 한눈 거리에 있게 하세요. 1분 안에 출처를 찾지 못하는 것은 두 번째 살펴보기로 표시하세요. 표시된 것은 잊지 않습니다. 표시된 것은 챙기게 됩니다. 챙기면 잊지 않습니다.

모호한 표현을 줄이고 낯선 용어를 설명하며 겹친 생각을 순서대로 정리하세요. 예를 들어 시너지 창출 같은 빈말은 팀이 다음 주에 실제로 할 일로 바꾸세요. 주제를 처음 접하는 사람이 사전 없이 모든 단락을 따라가면 좋은 신호입니다. 명사형을 동사로 바꾸세요. 계획의 실행에서 팀이 월요일에 할 일로 바꾸는 식입니다. 단락마다 동사를 세어 보세요. 동사가 많을수록 대개 걸림이 적습니다. 흔한 실수는 생각 셋을 긴 한 문장에 쌓는 것입니다. 그러면 독자가 생각을 풀어야 합니다. 단락마다 동사를 세어 보세요. 동사가 많을수록 대개 걸림이 적습니다. 동사가 없으면 문장을 다시 쓰세요. 고친 문장은 소리 내어 확인합니다. 고친 문장은 읽어야 압니다. 읽으면 들립니다.

텍스트를 소리 내어 읽거나 텍스트 음성 변환 도구를 사용하세요. 말했을 때 어색하게 들리는 문장은 거의 항상 줄이거나 다시 배열해야 합니다. 예를 들어 숨이 차는 문장에 주목하세요. 지면에서는 거의 항상 나누기를 청합니다. 자연스럽게 말할 때 어떤 문장도 두 번 연달아 걸리지 않으면 좋은 신호입니다. 휴대전화로 낭독을 녹음하고 글을 따라가며 들으세요. 눈이 건너뛰는 걸림을 잡습니다. 읽으면서 즉석에서 고친 곳마다 표시하세요. 흔한 실수는 짧은 글에서 이 단계를 건너뛰는 것입니다. 쉰 단어 공지도 긴 보고서만큼 얻습니다. 휴대전화로 낭독을 녹음하고 글을 따라가며 들으세요. 눈이 건너뛰는 걸림을 잡습니다. 읽으면서 즉석에서 고친 곳마다 표시하세요. 표시는 다음 다듬기의 지도입니다. 표시는 길을 보여줍니다. 길을 알면 빠릅니다.

표현을 스타일 가이드와 승인된 용어 목록과 대조하세요. 모든 문서에서 일관된 언어 사용은 브랜드 인식을 강화합니다. 예를 들어 가이드가 로그인과 들어오기 중 어느 쪽을 쓰는지 보고 초안 전체에 그 형태만 쓰세요. 문서에서 팀이 가장 일관성 없이 쓰는 두세 용어를 찾아내면 좋은 신호입니다. 스타일 결정을 초안 옆 한 장에 적어 두어 다음 문서가 일관되게 출발하게 하세요. 그 쪽지를 분기마다 보고 아무도 따르지 않는 규칙은 지우세요. 흔한 실수는 단락마다 뒤섞인 제품 이름과 대문자입니다. 아무도 어투를 돌보지 않는다는 조용한 신호입니다. 스타일 결정을 초안 옆 한 장에 적어 두어 다음 문서가 일관되게 출발하게 하세요. 그 쪽지를 분기마다 보고 아무도 따르지 않는 규칙은 지우세요. 살아 있는 규칙만 남습니다. 살아 있는 규칙은 힘이 됩니다. 힘이 되면 지킵니다.

남은 플레이스홀더, 깨진 링크, 포맷 불일치를 마지막으로 훑어보세요. 빠르게 한 번 더 읽으면 이전에 놓친 작은 문제를 잡을 수 있습니다. 예를 들어 모든 링크를 누르고 모든 그림의 대체 설명을 보고 여기에 그림 넣기 같은 자신용 메모를 지우세요. 독자가 볼 모습 그대로, 가능하면 같은 종류의 기기에서 미리 보면 좋은 신호입니다. 마지막 훑기는 위에서 아래로 고치지 말고 보세요. 먼저 모든 흠을 모으고 그다음 고치세요. 온전히 한 바퀴 돌아 바꿀 만한 것이 없을 때 게시하세요. 흔한 실수는 편집기 안에서만 확인하는 것입니다. 거기서 플레이스홀더와 흠이 가장 쉽게 빠져나갑니다. 마지막 훑기는 위에서 아래로 고치지 말고 보세요. 먼저 모든 흠을 모으고 그다음 고치세요. 온전히 한 바퀴 돌아 바꿀 만한 것이 없을 때 게시하세요. 서두르면 흠이 남습니다. 서두르면 놓치게 됩니다. 놓치면 다시 해야 합니다.