Een stijlprofiel is geen dik document dat niemand leest. Het is een korte set afspraken die je team helpt om consistent te schrijven, of de tekst nu voor een blog, een e-mail of een productpagina is. In dit artikel bouw je stap voor stap een profiel dat je morgen al kunt gebruiken.
Begin bij je publiek en de beslissing die de tekst moet ondersteunen. "Professioneel" is te breed; het zegt niets over wat de lezer precies moet voelen of doen. Schrijf in plaats daarvan: "Duidelijke updates voor operationele managers die snel beslissingen moeten nemen." Dat geeft een reviewer een concreet referentiepunt.
Kies een beperkt aantal eigenschappen die de merkstem het beste beschrijven. Denk aan direct, warm, precies of beknopt. Voeg bij elk kenmerk één zin toe die uitlegt hoe het er in de praktijk uitziet. Bijvoorbeeld: "Direct: we beginnen met de conclusie en geven pas daarna uitleg."
Elk merk heeft woorden die niet mogen veranderen: productnamen, juridische formuleringen of interne begrippen. Zet ze op een lijst en markeer ze als "niet onderhandelbaar". Voeg ook uitdrukkingen toe die het team juist wil vermijden, zoals jargon dat bij een concurrent hoort of modetermen die niets betekenen.
Een profiel zonder voorbeelden is een goede bedoeling zonder uitvoering. Neem drie tot vijf zinnen uit bestaande teksten die precies goed zijn en drie die niet goed zijn. Leg kort uit waarom ze wel of niet werken. Die voorbeelden maken het profiel levend en herkenbaar.
Maak het profiel niet te lang. Als het meer dan één A4 wordt, gebruikt niemand het. Update het minstens één keer per kwartaal op basis van echte teksten. En forceer geen stijlkennis die niet bij de organisatie past: een technisch bedrijf hoeft niet informeel te klinken als dat niet authentiek is.
Een profiel dat alleen bij de lancering wordt gebruikt, veroudert binnen een maand. Leg het naast elk nieuw concept en gebruik het als maatstaf bij redactionele discussies. In Vortixy fungeert het profiel als een vaste referentie bij elk rapport, zodat dezelfde beslissingen keer op keer worden gemaakt.
Vraag het team regelmatig of het profiel nog klopt met wat ze schrijven. Voeg nieuwe voorbeelden toe, verwijder oude en maak de volgende versie altijd een beetje beter dan de vorige.